Preguntas Frecuentes
Resuelve todas tus dudas sobre nuestro software de partes de viajeros
🔧 Funcionalidades Generales
¿El sistema puede avisarme por SMS si llega un huésped y el parte está sin enviar?
Sí. Existe una función de aviso por SMS al propietario que se activa el día de entrada cuando el parte de viajeros de esa reserva sigue pendiente de enviar.
- El SMS indica que hay una entrada con el parte sin enviar.
- No incluye enlaces; es solo un aviso para que revises tu panel.
- Requiere tener configurado un número de móvil del propietario.
¿Qué es exactamente el software de partes de viajeros?
Es una plataforma automatizada que gestiona el proceso completo de partes de viajeros para todo tipo de alojamientos turísticos:
Compatible con:
- 🏠 VUT: Viviendas de Uso Turístico (con sincronización de calendarios)
- 🏨 Hostales: Gestión por habitaciones
- 🏪 Hoteles: Diferentes regímenes de pensión
- 🛏️ B&B: Bed & Breakfast familiares
Funcionalidades principales:
- Envía formularios de check-in digital a tus huéspedes
- Recopila datos de forma automática y segura
- Transmite la información directamente a SES.hospedajes
- Se integra con 20+ plataformas mediante calendarios iCal (Booking, Airbnb, Vrbo, Holidu, Hostaway, HomeAway, etc.)
- Cumple toda la normativa autonómica vigente
¿Cómo automatiza el envío de partes a SES.hospedajes?
El proceso depende de tu configuración preferida:
🚀 Opción 1: Envío Automático
El sistema envía los partes inmediatamente tras completar el check-in:
- Huésped completa el check-in digital
- Validación automática: 28 comprobaciones en tiempo real
- Envío inmediato a SES.hospedajes
- Confirmación instantánea al propietario
👀 Opción 2: Envío Manual (con supervisión)
Tú revisas cada parte antes del envío:
- Huésped completa el check-in digital
- Validación automática: 28 comprobaciones
- Parte queda pendiente de revisión en tu panel
- Tú decides cuándo enviar cada parte a SES
💡 Tú eliges: Configurable desde tu panel de control en cualquier momento.
¿Qué son las "28 validaciones automáticas"?
Cada parte de viajeros pasa por hasta 28 comprobaciones automáticas antes de ser enviado al SES.hospedajes. Esto garantiza cumplimiento legal y evita rechazos:
🔍 Validación de Documentos
- ✅ Verificación matemática del DNI/NIE
- ✅ Formato correcto de pasaportes
- ✅ Documento obligatorio para mayores de 14 años
👥 Validación de Huéspedes
- ✅ Control de edad
- ✅ Parentesco obligatorio en menores
- ✅ Adulto responsable asignado
📍 Validación de Direcciones
- ✅ Autocompletado inteligente
- ✅ Código postal obligatorio (España)
- ✅ Municipio correcto
📋 Validación de Formato
- ✅ Campos obligatorios completos
- ✅ Fechas coherentes
- ✅ Formato RD 933/2021
📊 Resultado: Tasa de error < 0.5% vs 5-15% de otros sistemas
¿Cómo comprobáis que los huéspedes completen los formularios correctamente?
Nuestro sistema implementa múltiples capas de verificación automática para garantizar la calidad y cumplimiento normativo de los datos:
🔍 Validaciones en Tiempo Real:
- Campos obligatorios: Nombre, apellidos, fecha nacimiento, nacionalidad, sexo
- Validación DNI/NIE: Verificación matemática del dígito de control usando algoritmo oficial
- Formato de documentos: Patrones para NIF (8 dígitos + letra), NIE (X/Y/Z + 7 dígitos + letra)
- Formato de contacto: Verificación de emails válidos y al menos un teléfono
- Direcciones por país: Códigos postales y municipios según nacionalidad
- Detección de duplicados: Impide documentos repetidos entre huéspedes
📸 Sistema de Escaneo de Documentos:
- Escaneado con IA: Para máxima precisión
- Lectura MRZ: Extracción automática de datos de zona de lectura mecánica (DNI, NIE,pasaportes/TIE)
- Extracción de direcciones: en documentos que la incluyen (DNI, NIE, ID de Francia, Alemania, etc)
- Validación cruzada: Compara datos escaneados con validaciones matemáticas
- Privacidad máxima: Imágenes eliminadas inmediatamente tras procesamiento
- Autocompletado inteligente: Rellena automáticamente todos los campos del formulario
💡 Configuración personalizable: El escaneado inteligente se puede ocultar en las preferencias de configuración de la cuenta si prefieres que los huéspedes introduzcan los datos manualmente.
✨ Extracción Automática de Direcciones de Residencia:
🔥 Ventaja competitiva exclusiva: A diferencia del escaneado tradicional que solo extrae datos personales, nuestro sistema es capaz de extraer y autorrellenar la dirección de residencia completa directamente desde el documento de identidad.
- DNI español: Extracción automática de dirección de residencia
- NIE español: Extracción automática de dirección de residencia
- Documentos de identidad Francia: Lectura completa de dirección
- Documentos de identidad Alemania: Lectura completa de dirección
🎯 Resultado: Mayor automatización + Menos tiempo de rellenado + Mayor comodidad para tus huéspedes
👶 Verificaciones por Edad (Normativa SES):
- Mayores de 14 años: Documento de identidad obligatorio (DNI/NIE/Pasaporte)
- Menores de 18 años: Parentesco obligatorio con adulto responsable
- Menores de 14 años: Pueden viajar sin documento (opcional)
- Adultos con menores: Al menos un adulto debe especificar parentesco
🌍 Validaciones por Nacionalidad:
- Residentes España: Código municipal (5 dígitos, cálculo automático) + código postal obligatorios
- Extranjeros: Nombre municipio + código postal del país de origen
- Españoles con NIF: Segundo apellido obligatorio
- DNI/NIE: Número de soporte del documento obligatorio
🏠 Verificaciones de Direcciones (España):
- Autocompletado inteligente: Con más de 20 sugerencias por consulta
- Base de datos postal: 530.000+ códigos postales españoles verificados
- Validación cruzada CP-Municipio: Comprueba que el código postal pertenece al municipio indicado
- Códigos municipales automáticos: Sistema genera código INE de 5 dígitos automáticamente
- Verificación provincial: Controla coherencia entre provincia y localidad
- Campos obligatorios: Dirección, provincia, municipio y código postal requeridos
- Formato normalizado: Adapta direcciones al formato oficial SES.hospedajes
⚙️ Verificaciones del Sistema:
- Validación cruzada: Comprueba coherencia entre edad, documento y parentesco
- Verificación de completitud: Controla que todos los campos requeridos estén rellenos
- Control de menores: Verifica que haya adultos responsables por cada menor
- Validación normativa: Aplica las reglas específicas de SES.hospedajes
❌ Bloqueos de Protección:
- Envío bloqueado: El sistema impide el envío a SES hasta completar todos los datos
- Alertas automáticas: Notificaciones cuando detecta menores sin adultos responsables
- Validaciones progresivas: Controles que se activan según se completa cada campo
- Revisión previa: Verificación final antes del envío definitivo
Resultado: 99.8% de partes enviados sin errores y conformidad total con la normativa SES.hospedajes ✅
¿Funciona con todas las plataformas de reservas?
Integración automática con 20+ plataformas mediante calendarios iCal:
🌟 Principales OTAs:
- ✅ Booking.com
- ✅ Airbnb
- ✅ Vrbo
- ✅ Holidu
- ✅ Hostaway
- ✅ HomeAway
🔗 Más Plataformas:
- ✅ Abritel, FeWo-Direkt
- ✅ Tripadvisor Rentals, Flipkey
- ✅ EscapadaRural, Niumba
- ✅ Agoda Homes, Plum Guide
- ✅ Rentalia, Locasun, Atraveo
- ✅ Y muchas más vía iCal...
Reservas directas: También puedes añadir manualmente reservas de tu web o teléfono.
¿Qué plataformas de alquiler vacacional soportáis exactamente?
Soportamos 20+ plataformas OTA mediante calendarios iCal, incluyendo todas las principales del mercado:
🌟 Lista Completa de Plataformas:
Principales:
- Booking.com
- Airbnb
- Vrbo (HomeAway)
- Holidu
- Hostaway
- Abritel
- FeWo-Direkt
Internacionales:
- Tripadvisor Rentals
- Flipkey
- Agoda Homes
- Plum Guide
- 9flats
- Hometogo
- TUI Villas
Nacionales y Europeas:
- EscapadaRural
- Niumba
- Rentalia
- Locasun
- Atraveo
- Campanyon
- Glamping Hub
- Bedandbreakfast.eu
- Nature.house
- Coliving.com
- Ferienwohnungen.de
🔗 ¿Cómo funciona la sincronización iCal?
- Copias la URL del calendario iCal desde tu plataforma OTA
- La pegas en nuestro panel de configuración de establecimientos
- El sistema sincroniza automáticamente todas las reservas
- Los check-ins se envían automáticamente a los huéspedes
Nota: Además de estas plataformas, también puedes añadir reservas directas manualmente desde tu web o por teléfono.
⚠️ ¿Cómo me avisa el sistema si hay solapamientos entre reservas?
Nuestro sistema incluye detección automática de solapamientos entre calendarios ICS para evitar dobles reservas y conflictos:
🔍 Detección Automática:
- Análisis al iniciar sesión: Verifica solapamientos cada vez que accedes
- Detección por establecimiento: Comprueba conflictos entre reservas de diferentes plataformas del mismo alojamiento
- Alerta visual inmediata: Muestra un aviso destacado con los detalles de cada solapamiento
- Información detallada: Indica fechas exactas, plataformas involucradas y referencias de reserva
⚡ ¿Por qué ocurren los solapamientos?
Los solapamientos se producen principalmente por:
- Sincronización incompleta: Calendarios no conectados correctamente entre plataformas
- Falta de conexión bidireccional: Una plataforma no exporta/importa el calendario de otra
- Bloqueos manuales incorrectos: Fechas bloqueadas directamente en la plataforma OTA en lugar de usar esta app
- Retrasos en sincronización: Algunas plataformas tardan horas en actualizar calendarios ICS
✅ Cómo evitar solapamientos:
- Configura las conexiones correctamente:
- Conecta el calendario iCal de cada plataforma en nuestra app
- Conecta nuestro calendario de salida en cada plataforma OTA
- Verifica que cada plataforma sincronice con las demás (bidireccional)
- Bloquea fechas SOLO desde esta app:
- Usa el botón "Bloquear fechas" en el calendario visual
- Nunca bloquees manualmente desde Booking, Airbnb u otras plataformas
- Los bloqueos desde la app se sincronizan automáticamente a todas las plataformas
- Revisa las conexiones periódicamente:
- Verifica que los calendarios sigan conectados correctamente
- Comprueba que no hay errores en la sincronización
- Actualiza las URLs de calendarios si alguna plataforma las cambia
🎯 Ventajas del sistema:
- Prevención proactiva: Te avisa antes de que haya problemas con los huéspedes
- Ahorro de tiempo: No necesitas revisar manualmente cada plataforma
- Evita conflictos: Previene situaciones incómodas de dobles reservas
- Calendario centralizado: Visualiza todas tus reservas en un solo lugar
- Gestión inteligente: El sistema te indica exactamente qué revisar y cómo solucionarlo
💡 Consejo: Al configurar un nuevo establecimiento, dedica unos minutos a verificar que todas las conexiones entre calendarios funcionan correctamente en ambos sentidos. Esto te ahorrará problemas en el futuro.
¿Qué sucede si una reserva no incluye email del huésped?
El sistema está preparado para gestionar reservas sin email mediante envío automático por WhatsApp:
� Envío por WhatsApp (método principal):
- Activación automática: Cuando no hay email en la reserva
- Mensaje interactivo: Enlace directo en WhatsApp al parte de viajeros
- Mayor fiabilidad: Los mensajes llegan aunque el huésped esté en roaming
- Multiidioma: Mensaje en 6 idiomas según la reserva
- Sin instalaciones: Funciona directamente desde el navegador
- Confirmación de lectura: Sabes cuándo el huésped ha visto el mensaje
📱 SMS como alternativa automática:
Si WhatsApp no está disponible para ese número, el sistema enviará automáticamente un SMS con el enlace.
- Fallback inteligente: Sin intervención manual necesaria
- Cobertura internacional: Disponible para la mayoría de países
- Mismo proceso: El huésped recibe el enlace de la misma forma
⚠️ IMPORTANTE - Envíos a números internacionales:
WhatsApp es mucho más fiable que SMS para huéspedes internacionales, pero en caso de usar SMS como fallback, ten en cuenta que:
- El huésped tiene bloqueados los SMS en roaming: Configuración común en teléfonos extranjeros para evitar costes
- Ya ha abandonado su país de origen: Los SMS pueden no llegar estando en España con su número extranjero (+33, +44, +49, etc.)
- Problemas de operadora: Algunas operadoras internacionales tienen restricciones con SMS desde España
✅ Ventaja de WhatsApp:
- WhatsApp funciona con datos: No depende de SMS en roaming
- Podrás ver si el mensaje ha sido entregado y leído
- Si usa SMS y no llega, solicita el email del huésped
- Alternativamente, muestra el código QR para check-in inmediato
💡 Ayuda del sistema: Al crear/modificar una reserva con un código de país distinto a España (+34) y sin email, el sistema te recordará verificar que el huésped tenga WhatsApp o solicitar su email como alternativa.
📧 Solicitud de Email Obligatoria:
Antes de mostrar el formulario de parte de viajeros, se solicitará obligatoriamente el email al titular de la reserva para:
- Futuras comunicaciones: Actualizaciones y notificaciones importantes
- Hoja de información: Envío automático del documento de admisión y registro
- Confirmaciones: Recibos y confirmaciones del check-in completado
✅ Recomendación:
Incluye siempre el email en las reservas cuando sea posible. El check-in por email proporciona:
- Información más completa: Instrucciones detalladas del check-in
- Mejor experiencia: Proceso más fluido para el huésped
- Comunicación directa: Sin intermediarios para consultas
- Documentación completa: Acceso inmediato a todos los documentos
¿Cómo gestiono huéspedes sin reserva previa o que llegan sin completar el parte?
Para estos casos, el sistema ofrece códigos QR dinámicos que facilitan el acceso inmediato al formulario de parte de viajeros:
📱 Código QR para Check-in Inmediato:
- Generación instantánea: Disponible desde tu panel de control
- Acceso directo: Los huéspedes escanean y acceden al formulario
- Sin instalaciones: Funciona con cualquier cámara de smartphone
- Único por reserva: Cada QR es específico para una reserva concreta
🎯 Casos de Uso Ideales:
- Llegadas sin reserva: Walk-ins o reservas telefónicas de última hora
- Check-in pendiente: Huéspedes que no completaron el formulario previamente
- Problemas técnicos: Cuando WhatsApp/Email no llegaron correctamente
- Urgencias: Acceso rápido durante la recepción del huésped
🏨 Implementación Práctica:
- Panel de control: Generar QR desde la gestión de reservas
- Tablet/dispositivo móvil: Mostrar QR directamente en pantalla
- Generación bajo demanda: QR creado específicamente para cada reserva
- Instrucciones claras: "Escanea para completar tu parte de viajeros"
✅ Ventajas del Sistema QR:
- Solución inmediata: No depende de email o teléfono del huésped
- Autonomía total: El huésped completa el proceso sin ayuda
- Cumplimiento garantizado: Mismo formulario y validaciones
- Flexibilidad operativa: Solución para cualquier imprevisto
¿Cuál es la diferencia entre VUT y hostales/hoteles en el software?
🏠 VUT (Vivienda Uso Turístico)
- ✅ Sincronización con 20+ plataformas vía iCal (Booking, Airbnb, Vrbo, Holidu, Hostaway, etc.)
- ✅ Importación automática de reservas
- ✅ Calendario unificado
- ✅ Gestión por fechas (alquiler completo)
- ✅ Check-in automático por WhatsApp/Email
🏨 Hostales/Hoteles
- ✅ Gestión por habitaciones individual
- ✅ Múltiples regímenes de pensión
- ✅ Check-in digital personalizado
- ✅ Control de capacidad por habitación
- ❌ Sin sincronización de calendarios
Importante: Ambos tipos envían partes a SES.hospedajes automáticamente.
¿En qué idiomas está disponible el check-in digital?
El check-in digital está disponible en 6 idiomas para ofrecer una experiencia completa a huéspedes internacionales:
🌍 Idiomas Disponibles
- Español - Idioma por defecto
- Inglés - English
- Alemán - Deutsch
- Francés - Français
- Italiano - Italiano
- Portugués - Português
⚙️ ¿Cómo funciona la selección de idioma?
- Al crear la reserva: Seleccionas el idioma del huésped principal
- WhatsApp/Email automático: El huésped recibe las comunicaciones en el idioma seleccionado
- Formulario de check-in: Se muestra completamente en el idioma elegido
- Cambio posterior: El huésped puede cambiar el idioma desde el formulario si lo desea
💡 Ventaja: Elimina las barreras idiomáticas y mejora la experiencia del huésped, especialmente importante en zonas turísticas internacionales.
¿Puedo modificar el número de huéspedes después de crear la reserva?
¡Sí! El sistema permite modificar el número de huéspedes de forma flexible para adaptarse a cambios de última hora en las reservas.
🔄 ¿Cuándo puedo modificar el número de huéspedes?
- Antes de que el huésped complete el formulario: Tanto el propietario como el huésped pueden usar el botón "Modificar" visible junto al número de huéspedes
- Durante el rellenado: El huésped ve una advertencia al acceder por primera vez recordándole que puede modificar el número si es diferente al indicado en la reserva
- Después de completar el check-in (SOLO envío manual): Si tienes configurado el envío manual, el propietario aún puede modificar el número desde el panel de control antes de enviar definitivamente el parte
👥 ¿Quién puede modificar el número de huéspedes?
✅ ANTES de enviar el parte:
- Propietario: Puede modificar desde el panel de gestión de reservas
- Huésped: Puede usar el botón "Modificar" en el formulario de check-in
✅ DESPUÉS de completar el check-in (SOLO envío manual):
- SOLO el propietario puede modificar desde su panel de control
- El huésped ya NO puede modificar una vez enviados los datos
- Esta flexibilidad solo existe cuando tienes configurado el envío manual con supervisión
❌ DESPUÉS de enviar a SES.hospedajes:
- Una vez enviado el parte al sistema oficial, NO se puede modificar el número de huéspedes
- Habría que cancelar toda la reserva y crear una nueva
- IMPORTANTE: El crédito NO se devuelve porque ya se enviaron los datos a SES.hospedajes
⚙️ Diferencia entre Envío Automático y Manual
🤖 Envío Automático
- El parte se envía inmediatamente tras completar el check-in
- El huésped DEBE modificar el número ANTES de completar el formulario
- Mayor automatización, menos supervisión
👁️ Envío Manual
- El parte queda pendiente de revisión
- El propietario puede modificar incluso después del check-in
- Mayor control y flexibilidad
💡 Puedes cambiar entre automático y manual en cualquier momento desde "Configuración → Preferencias de envío"
⚠️ ¿Qué sucede al modificar el número de huéspedes?
- Al aumentar: Se crean formularios vacíos adicionales para los nuevos huéspedes
- Al disminuir: Se eliminan los últimos formularios (se pierden los datos si ya estaban completados)
- Límite de capacidad: No puedes superar la capacidad máxima del establecimiento
- Mínimo 1 huésped: Toda reserva debe tener al menos un huésped
- Sin coste adicional: Modificar el número NO consume créditos extra (1 reserva = 1 crédito, independientemente del número de huéspedes)
💡 Casos de uso frecuentes
💬 Recuerda: El sistema muestra una advertencia automática al huésped al acceder por primera vez, recordándole que si el número de personas es diferente al indicado, debe usar el botón "Modificar" antes de completar los formularios.
⚙️ Configuración e Instalación
¿Cuánto tiempo tarda la configuración inicial?
Configuración completa en 5-10 minutos:
- Registro (1 minuto): Crea tu cuenta gratuita
- Verificación email (1 minuto): Confirma tu dirección
- Datos SES (2 minutos): Conecta tu cuenta oficial
- Establecimientos (3 minutos): Añade tus propiedades
- Personalización (3 minutos): Adapta mensajes y logos
🚀 ¡Y ya está! Tu sistema automatizado estará funcionando.
¿Necesito conocimientos técnicos?
¡Absolutamente NO! Hemos diseñado el sistema para ser intuitivo:
- ✅ Interfaz simple: Todo visual y autoexplicativo
- ✅ Configuración guiada: Paso a paso con ayudas
- ✅ Soporte incluido: Te ayudamos en todo momento
Si sabes usar WhatsApp, sabrás usar nuestro software.
¿Puedo recibir ayuda personalizada durante la configuración inicial?
¡Por supuesto! Nuestro equipo de expertos te acompañará sin coste adicional.
🎯 Soporte Gratuito de Configuración Inicial
- 100% gratuito: Sin costes adicionales ni sorpresas
- Guía paso a paso: Te acompañamos en todo el proceso
- Configuración completa: Desde el alta hasta la primera reserva
🛠️ ¿En qué te ayudamos exactamente?
- Alta de cuenta SES.hospedajes: Si aún no tienes usuario oficial
- Configuración de establecimientos: Añadir todas tus propiedades
- Conexión con plataformas: Booking, Airbnb, VRBO y 20+ OTAs mediante calendarios iCal
- Subida de logos y marcas: Imagen corporativa
- Primera reserva de prueba: Verificar que todo funciona
- Resolución de dudas: Cualquier pregunta específica
📞 Modalidades de Soporte Disponibles:
- 📧 Email prioritario: Respuesta en menos de 2 horas laborables
- 📱 WhatsApp: Comunicación directa con nuestros expertos
⏰ ¿Cuándo está disponible este soporte?
- Inmediato: Disponible desde el momento del registro
- Flexibilidad: Adaptamos horarios para casos urgentes
- Sin límite de tiempo: El soporte dura hasta que domines el sistema
💡 Nuestro objetivo: Que tengas tu sistema funcionando perfectamente y te sientas 100% cómodo usándolo antes de procesar tu primera reserva real.
Nota: Este soporte especializado está incluido sin coste adicional para todos nuestros usuarios. Es parte de nuestro compromiso con tu éxito en la automatización de partes de viajeros.
¿Tenéis aplicación móvil para iOS o Android?
No hay aplicación específica, pero es mejor así:
🌐 Aplicación Web Adaptativa
Nuestro software es una aplicación web progresiva que se adapta automáticamente a cualquier tipo de pantalla y dispositivo.
✅ Ventajas del Acceso Web:
- Sin descargas: Acceso inmediato desde cualquier navegador
- Siempre actualizado: No necesitas actualizar nada manualmente
- Multiplataforma: Funciona en móvil, tablet, ordenador
- Menos espacio: No ocupa memoria en tu dispositivo
- Acceso universal: Disponible en cualquier dispositivo con internet
📱 Optimizado Para Móvil:
- Interfaz táctil: Botones y menús adaptados para dedos
- Carga rápida: Optimizado para conexiones móviles
- Navegación intuitiva: Diseño pensado para pantallas pequeñas
- Compatible: Funciona en iOS, Android y cualquier sistema
💡 Simplemente accede desde tu navegador móvil y tendrás la mejor experiencia posible.
¿Qué datos necesito para conectar SES.hospedajes?
ℹ️ Sobre SES.hospedajes
SES.hospedajes es la plataforma oficial del Ministerio del Interior (Secretaría de Estado de Seguridad) para la gestión de partes de viajeros, operada por la Guardia Civil y Policía Nacional según las localidades.
Solo necesitas tus credenciales normales de SES.hospedajes:
- Usuario: Usuario del servicio web SES (tu DNI completo finalizado con WS)
- Contraseña: La contraseña que configures en el servicio web de SES.hospedajes
- Código de propietario (número de entidad): Disponible en tu panel SES
- Código establecimiento: Disponible en tu panel SES
Seguridad: Usamos cifrado de grado bancario para proteger tus datos.
No almacenamos contraseñas: Solo tokens seguros de acceso.
¿Por qué me pedís datos que no exige SES.hospedajes como el precio de la reserva o la firma?
Estos datos adicionales son necesarios para cumplir con la normativa autonómica completa:
📋 Hoja de Información / Documento de Admisión y Registro
La mayoría de comunidades autónomas exigen que los alojamientos turísticos generen una "Hoja de Información de la Reserva" o "Documento de Admisión y Registro" que debe incluir información adicional más allá de los datos del parte de viajeros.
Datos adicionales requeridos para el documento:
- 💰 Precio de la reserva: Obligatorio en la hoja informativa
- ✍️ Firma del huésped: Requerida para validar el documento
- 📄 Medio de pago: Debe constar en el registro
- 🏨 Tipo de servicio contratado: Alojamiento, media pensión, etc.
💡 Doble funcionalidad:
- ✅ SES.hospedajes: Solo envía los datos estrictamente necesarios
- ✅ Hoja de información: Genera el documento completo para tu archivo
Resultado: Con un solo formulario, cumples toda la normativa de forma automática y profesional.
¿Por qué usáis WhatsApp en vez de SMS para enviar el enlace del check-in?
El sistema utiliza WhatsApp como método principal porque ofrece ventajas significativas sobre SMS, especialmente para huéspedes internacionales:
✅ Ventajas de WhatsApp:
- Mayor fiabilidad internacional: Funciona con datos/WiFi, no depende de SMS en roaming
- Confirmación de entrega y lectura: Sabes exactamente cuándo el huésped ha visto el mensaje
- Sin costes de roaming: El huésped lo recibe aunque tenga los SMS bloqueados
- Mensajes enriquecidos: Formato más profesional con botones interactivos
- Mayor tasa de apertura: 98% vs 20-30% de los emails tradicionales
- Canal familiar: Todos los huéspedes ya tienen WhatsApp instalado
🔄 Fallback automático a SMS:
Si WhatsApp no está disponible para ese número específico:
- Envío automático por SMS: Sin intervención manual necesaria
- Mismo enlace y funcionalidad: El huésped accede igual al check-in
- Transparente para el propietario: No necesitas hacer nada diferente
📊 Estadísticas del sistema:
- 95% de los envíos se realizan por WhatsApp exitosamente
- 5% utilizan SMS como fallback automático
- 99.5% tasa de entrega combinada (WhatsApp + SMS)
- 85% de confirmación de lectura en WhatsApp (vs 0% en SMS)
🎯 Casos especiales:
Para máxima fiabilidad, el sistema siempre intentará:
- Prioridad 1: Envío por Email (si está disponible)
- Prioridad 2: Envío por WhatsApp (si no hay email)
- Prioridad 3: Envío por SMS (fallback automático)
💡 Tip: Siempre que sea posible, solicita el email del huésped. Es el método más fiable y completo.
💰 Precios y Facturación
¿Cuánto cuesta el servicio?
Sistema de pago por uso - Solo pagas lo que utilizas:
Precios por Parte Enviado:
- Bono Básico: 1.50€/parte
- Bono Estándar: 1.20€/parte
- Bono Premium: 1.00€/parte
- Bono Empresarial: 0.85€/parte
✅ Sin cuotas mensuales
✅ Sin permanencia
✅ Los créditos no caducan
¿Hay período de prueba gratuito?
¡Sí! Te regalamos 3 partes completamente gratis para que pruebes el sistema sin compromiso.
¿Qué incluye la prueba gratuita?
- ✅ Todas las funcionalidades completas
- ✅ Integración con todas las plataformas
- ✅ Envío real a SES.hospedajes
- ✅ Soporte técnico incluido
- ✅ Sin límite de tiempo
No pedimos tarjeta de crédito para la prueba.
¿Cómo funciona el sistema de créditos?
Sistema flexible y transparente:
- Compras créditos: Elige el paquete que necesites
- Se consumen automáticamente: 1 crédito = 1 parte enviado
- Consulta tu saldo: Siempre visible en tu panel
- Recarga cuando quieras: Sin compromisos ni fechas
💡 Tip: Los paquetes grandes tienen mejor precio por parte.
¿Se devuelve el crédito si cancelo una reserva?
Depende del estado en que se encuentre la reserva:
✅ SÍ se devuelve el crédito:
- Reserva en estado "Check-in Pendiente": Si cancelas una reserva que aún no has procesado (no se ha consumido el crédito)
- Reserva procesada sin datos guardados: Si cancelas una reserva después de procesarla pero ANTES de que los huéspedes hayan guardado cualquier dato en el parte
- Error de SES.hospedajes: Si hay un error en el envío a SES, el sistema devuelve automáticamente el crédito
❌ NO se devuelve el crédito:
- Si se han guardado datos del parte: Una vez que cualquier huésped ha guardado sus datos (aunque sea solo uno de varios huéspedes), el crédito NO se reembolsa
- Parte completado: Si los huéspedes ya han completado el check-in, el servicio se ha prestado completamente
🔍 ¿Por qué esta política?
El crédito cubre todo el proceso: alta en SES, envío del parte, verificación de datos, transmisión a SES.hospedajes, generación de PDF legal y custodia durante 3 años. Una vez que un huésped introduce sus datos, estos servicios ya se han prestado y los datos quedan registrados en el sistema para su custodia legal.
💡 Consejo práctico:
Usa el estado "Check-in Pendiente" para reservas futuras. Así puedes tenerlas preparadas sin consumir créditos hasta que decidas procesarlas, y si necesitas cancelarlas, no habrás gastado ningún crédito.
¿Las facturas son compatibles con los estándares de facturación electrónica?
Nuestro sistema de facturación electrónica está diseñado para cumplir con los estándares oficiales españoles:
✅ Compatible con FacturaE:
- Estándar oficial: Todas nuestras facturas cumplen con FacturaE
- Formato XML: Estructura validada según normativa española
- Firma electrónica: Certificado digital oficial incluido
- Aceptación garantizada: Compatible con todos los sistemas de la AEAT
🔄 Veri*Factu en desarrollo:
El nuevo estándar Veri*Factu (Sistema de verificación de facturas) se implementará próximamente:
- Próximas actualizaciones: Se incluirá sin coste adicional
- Compatibilidad total: Adaptación automática al nuevo sistema
- Transición suave: Las facturas actuales seguirán siendo válidas
- Notificación automática: Te avisaremos cuando esté disponible
📋 Características actuales:
- Descarga inmediata: PDF + XML disponibles al instante
- Archivo digital: Todas las facturas guardadas en tu panel
- Búsqueda avanzada: Filtros por fecha, importe y concepto
- Exportación masiva: Descargar múltiples facturas
Nota: Mantenemos nuestro sistema actualizado con todas las normativas fiscales españolas para garantizar el cumplimiento legal.
Tengo una reserva para dentro de 3 meses, ¿puedo guardarla para enviar el parte más adelante?
¡SÍ! Exactamente para esto sirve la opción "Guardar sin enviar".
🎯 Para reservas futuras (perfectas para tu caso):
- Crea la reserva completa con todos los datos del huésped
- Al final del formulario, selecciona "Guardar sin enviar"
- La reserva queda guardada en estado "Check-in Pendiente" 🔸
- Cuando estés listo (ej: 1 mes antes), envías desde tu panel
✅ Ventajas de guardar sin enviar:
- Control del timing: No saturas al huésped con emails prematuros
- Datos seguros: La reserva está guardada y no se pierde
- Flexibilidad: Decides cuándo es el momento adecuado para enviar
- Mejor experiencia: El huésped recibe el check-in en el momento óptimo
⚠️ Importante a tener en cuenta:
- Se puede modificar una vez guardada en "Check-in Pendiente" antes de enviarla
- No se envía a SES.hospedajes hasta que la proceses
💡 Recomendación: Para reservas lejanas, guarda sin enviar y programa un recordatorio para procesarla 2-4 semanas antes de la llegada.
¿Qué significa el estado "Check-in Pendiente" en una reserva?
⚠️ IMPORTANTE - ACLARACIÓN DEFINITIVA
"Check-in Pendiente" = RESERVA GUARDADA PERO NO ENVIADA
❌ NO se envía nada a SES.hospedajes
❌ NO se envía nada a los huéspedes
❌ NO está registrada en el sistema oficial
❌ NO existe fuera de nuestro sistema interno
✅ LO QUE SÍ SIGNIFICA:
La reserva está ÚNICAMENTE guardada en nuestro sistema interno, esperando a que el PROPIETARIO decida procesarla y enviarla.
📍 CLAVE: Hasta que no "proceses" la reserva, NO se envía NADA a SES.hospedajes ni a los huéspedes.
ESTADO ACTUAL: Reserva creada ➤ Datos guardados ➤ ESPERANDO envío ➤ [Aquí estamos ahora]
🔄 Flujo completo del proceso:
- PASO 1: Propietario crea reserva → Estado: "Check-in Pendiente" 🔸 [ESTAMOS AQUÍ]
• Reserva solo en sistema interno
• SES.hospedajes no sabe nada aún - PASO 2: Propietario PROCESA la reserva → Se envía a SES.hospedajes
• Reserva registrada oficialmente
• Huéspedes reciben enlace - PASO 3: Huéspedes completan formulario → Datos enviados a SES
- PASO 4: Sistema confirma envío → Proceso completado
⚡ Acciones disponibles AHORA:
- Procesar reserva: Enviarla a SES.hospedajes y notificar a huéspedes
- Cancelar reserva: Si la reserva ya no es necesaria
- Editar reserva: Modificarla antes de enviarla
- Dejar pendiente: Procesar más adelante cuando convenga
📍 RECORDATORIO: Hasta que no "proceses" la reserva, SES.hospedajes no tendrá conocimiento de su existencia.
¿Puedo guardar una reserva sin enviar el enlace del check-in inmediatamente?
¡SÍ! Esta es exactamente la función del estado "Check-in Pendiente".
✅ Cómo poner una reserva en "Check-in Pendiente":
📝 Paso a paso al crear la reserva:
- Completa todos los datos de la nueva reserva normalmente
- Al final del formulario, busca las opciones de envío
- Selecciona "Guardar sin enviar" en lugar de enviar directamente
- La reserva se guarda con estado: "Check-in Pendiente" 🔸
- Los huéspedes NO reciben nada hasta que TÚ decidas
- No se envía a SES.hospedajes hasta que la proceses
- Envías cuando quieras desde tu panel de control
💡 TIP: Asegúrate de que todos los datos estén correctos antes de elegir "Enviar ahora", ya que no podrás modificar la reserva después (solo cancelar y recrear).
🎯 ¿Por qué es útil guardar sin enviar?
- Reservas futuras: Para estancias dentro de meses
- Reservas telefónicas: Confirmar primero los detalles
- Proceso en dos fases: Crear ahora, notificar después
- Control de timing: Enviar justo cuando convenga
📋 Ejemplo práctico:
Situación: Reserva para dentro de 3 meses
- HOY: Creas reserva → Queda en "Check-in Pendiente"
- 2 meses después: Envías check-in desde tu panel
- Huéspedes reciben: Email con enlace para completar datos
- 1 mes antes: Ya tienen todo listo para la llegada
💡 Resultado: Control total del proceso sin saturar a los huéspedes con emails prematuros.
¿Cuál es la diferencia entre "Check-in Pendiente" y "Pendiente parte viajeros"?
⚠️ NO CONFUNDIR ESTOS DOS ESTADOS
Son etapas completamente diferentes del proceso de reservas.
🔵 "Check-in Pendiente"
ETAPA INICIAL:
- Reserva SOLO guardada en nuestro sistema
- NO enviada a SES.hospedajes
- SES.hospedajes no conoce la reserva
- Huéspedes NO han recibido enlace
- Esperando que propietario la procese
- NO se puede modificar (solo cancelar/recrear)
➤ ACCIONES: Procesar reserva o cancelar
🟣 "Pendiente parte viajeros"
ETAPA AVANZADA:
- Reserva YA enviada a SES.hospedajes
- Huéspedes YA recibieron el enlace
- Sistema esperando que huéspedes completen datos
- Proceso en curso, fuera del control del propietario
➤ ACCIÓN: Reenviar email o completar manualmente
📋 SECUENCIA COMPLETA:
- Crear reserva → Estado: "Check-in Pendiente"
- Enviar check-in → Huéspedes reciben enlace
- Reserva enviada a SES → Estado: "Pendiente parte viajeros"
- Huéspedes completan → Estado: "Completado"
❌ ERROR COMÚN:
NO confundir "Check-in Pendiente" con "Pendiente parte viajeros". El primero es ANTES de enviar, el segundo es DESPUÉS de enviar.
🆘 Soporte y Ayuda
¿Qué soporte técnico ofrecéis?
Soporte completo incluido sin coste adicional:
- 📧 Email: Respuesta en menos de 24h
- 💬 WhatsApp: Para consultas urgentes
- 📞 Teléfono: 670 404 910 y 987 626 852
Nuestro equipo conoce perfectamente la normativa turística española.
💡 Tip: Para consultas técnicas específicas, incluye capturas de pantalla para una respuesta más rápida.
¿Cuál es el horario de atención al cliente?
📅 Horario Regular (Septiembre - Junio)
- Lunes a Jueves: 10:00 - 14:00 y 16:00 - 18:00
- Viernes: 10:00 - 14:00
- Fines de semana: Cerrado
🏖️ Horario de Verano (Julio - Agosto)
- Lunes a Viernes: 10:00 - 14:00
- Fines de semana: Cerrado
💡 Tip: Para consultas urgentes fuera del horario, utiliza nuestro WhatsApp. Las consultas por email se responden en menos de 24 horas laborables.
¿Cuáles son los teléfonos de contacto y soporte?
📞 Información de Contacto
- Teléfono Principal: 670 404 910
- Teléfono Alternativo: 987 626 852
- Email de Soporte: disponible a través de la plataforma
Disponibilidad telefónica: Lunes a Viernes de 9:00 a 18:00h
📝 Recomendación: Para consultas técnicas detalladas, es más eficiente contactar por email o WhatsApp incluyendo capturas de pantalla del problema.
¿Qué pasa si tengo problemas con SES.hospedajes?
Te ayudamos con cualquier incidencia:
- 🔧 Problemas de conexión: Revisamos y solucionamos
- 📋 Errores en datos: Corregimos y reenviamos
- ⚠️ Rechazos de partes: Analizamos la causa y arreglamos
- 📱 Dudas normativas: Asesoramiento especializado
- 🔄 Cambios en SES: Adaptamos el sistema automáticamente
Experiencia: Llevamos trabajando con SES.hospedajes desde su implantación.
⚠️ Errores ocasionales de SES.hospedajes
En muy contadas ocasiones podrías recibir algún email de error de envío debido a que la plataforma SES detecte algún dato incorrecto, pues esa comprobación no es instantánea. En ese caso te pedimos encarecidamente que nos reenvíes el email del error para estudiar el caso, repararlo y evitar que se vuelva a producir.
¿Qué significa el error "Número de entidad incorrecto (10107)"?
🚨 Error SES (10107): Número de entidad incorrecto
Este error indica que el número de entidad configurado en Partes de Viajeros no coincide con el registrado en SES.hospedajes para tu establecimiento.
¿Cómo solucionarlo paso a paso?
- Verificar en SES.hospedajes:
- Accede a tu panel de SES.hospedajes
- Ve a "Mis datos registrados"
- Anota el número de entidad asignado
- Verificar en Partes de Viajeros:
- Ve a "Configuración → Credenciales de servicios web"
- Comprueba que el número de entidad coincida exactamente
- Si es diferente, corrígelo y guarda los cambios
- Si los números coinciden:
- Contacta con nosotros enviando ambos números
- Verificaremos el problema con SES.hospedajes
💡 Importante
No se consume crédito cuando ocurre este error. El sistema detecta automáticamente el fallo y devuelve el crédito a tu cuenta.
¿Ofrecéis formación personalizada?
Sí, adaptamos la formación a tus necesidades:
Propietarios Individuales
- • Sesión de configuración guiada
- • Tutorial personalizado
- • Seguimiento primera semana
Empresas Gestoras
- • Formación para equipos
- • Configuración masiva
- • Sesiones de seguimiento
Todo incluido en el precio, sin coste adicional.
⚖️ Normativa y Legal
¿En qué comunidades autónomas funciona el software?
✅ Compatible con SES.hospedajes:
El software funciona en 16 comunidades autónomas de España que utilizan el sistema SES.hospedajes del Ministerio del Interior:
- Andalucía, Aragón, Asturias, Baleares, Canarias
- Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León
- Extremadura, Galicia, La Rioja, Madrid, Murcia, Valencia, Navarra
- País Vasco ✨ (desde octubre 2025)
- Ceuta y Melilla
✨ NOVEDAD 2025: País Vasco ahora utiliza el sistema nacional SES.hospedajes, por lo que nuestra plataforma es totalmente compatible.
❌ NO Compatible:
Cataluña NO es compatible con Partes de Viajeros porque utiliza un sistema propio:
- 🏴 Cataluña (Mossos d'Esquadra): Sistema propio independiente
Motivo: Cataluña NO utiliza SES.hospedajes del Ministerio del Interior sino su propio sistema de registro de viajeros.
❌ Barcelona, Salou, Tarragona, etc. = NO COMPATIBLE
¿Por qué no funciona en Cataluña?
🚫 Incompatibilidad Sistema:
Partes de Viajeros NO es válido en Cataluña debido a que esta comunidad tiene competencias de seguridad transferidas:
- Cataluña: Utiliza sistema propio gestionado por Mossos d'Esquadra
📋 Motivo Técnico:
Cataluña NO utiliza la plataforma SES.hospedajes del Ministerio del Interior de España, sino que ha desarrollado su propio sistema de registro de viajeros:
- Diferentes formatos de datos requeridos
- Distintas plataformas de envío de partes
- Normativas específicas propias
- Protocolos de seguridad diferenciados
✅ País Vasco ahora SÍ es compatible:
A diferencia de Cataluña, el País Vasco adoptó en 2024 el sistema nacional SES.hospedajes, por lo que los alojamientos en Bilbao, San Sebastián y resto del País Vasco pueden usar nuestra plataforma sin problemas.
💡 Recomendación para Cataluña: Los alojamientos en esta comunidad deben contactar directamente con los Mossos d'Esquadra para obtener información sobre el sistema de registro de viajeros aplicable.
¿Se genera automáticamente la hoja de información/documento de admisión requerido por las comunidades autónomas?
✅ Generación Automática de Hojas de Información:
Sí, el sistema genera automáticamente la hoja de información/documento de admisión obligatorio en las siguientes comunidades autónomas:
🏛️ Comunidades con Generación Automática:
- Castilla y León
- Andalucía
- Galicia
- Canarias
- Navarra
- Asturias
- Murcia
- Cantabria
📋 Contenido del Documento:
- Datos del establecimiento: Nombre, dirección, código SES
- Información de la reserva: Fechas, número de huéspedes
- Datos de los huéspedes: Nombres, documentos, nacionalidades
- Normativa aplicable: Referencias legales específicas de cada comunidad
- Firma del titular: Requerida en las hojas de información y los documentos de admisión
🔄 Proceso Automático:
- El huésped completa el check-in digital
- El sistema detecta automáticamente la comunidad autónoma
- Se genera el documento específico según normativa local
- El documento se envía al huésped y queda disponible para el propietario
- Cumplimiento total sin intervención manual del propietario
✅ Resultado: Cumplimiento automático con la normativa autonómica específica sin gestión adicional por parte del alojamiento.
¿Es obligatorio registrar a los menores de edad en el parte de viajeros?
⚠️ IMPORTANTE - Obligación Legal:
SÍ, es OBLIGATORIO registrar a TODOS los menores de edad que se alojen en el establecimiento, sin excepciones.
📋 Requisitos Obligatorios para Menores:
- Datos personales completos: Nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo
- Parentesco con adulto responsable: Debe indicarse la relación familiar (hijo/a,nieto/a, hermano/a, sobrino/a, etc.)
- Adulto responsable identificado: Al menos un adulto del grupo debe estar designado como responsable del menor
- Documento de identidad:
- Mayores de 14 años: OBLIGATORIO (DNI, NIE o pasaporte)
- Menores de 14 años: NO obligatorio (opcional)
✅ Cómo Funciona el Registro de Menores:
- El propietario crea/procesa la reserva: Indica el número total de huéspedes (incluidos menores)
- El huésped recibe el enlace del formulario y completa sus datos
- Al introducir la fecha de nacimiento:
- El sistema detecta automáticamente si es menor de edad (menor de 18 años)
- Si es menor, el sistema obliga automáticamente al huésped a:
- Seleccionar el parentesco con un adulto responsable del grupo
- Indicar qué adulto de la reserva es el responsable del menor
- Introducir el documento de identidad si el menor tiene 14+ años
- Validaciones automáticas del sistema:
- Detecta automáticamente la edad según fecha de nacimiento introducida
- Obliga a completar parentesco y adulto responsable para menores
- Exige documento de identidad para mayores de 14 años
- Permite documento opcional para menores de 14 años
👨👩👧👦 Ejemplos Prácticos:
Ejemplo 1: Familia con 2 niños
- Padre (adulto responsable) ✓
- Madre (adulto responsable) ✓
- Hijo 12 años (menor, parentesco: hijo, responsable: padre) ✓
- Hija 8 años (menor, parentesco: hija, responsable: madre) ✓
✅ Los 4 huéspedes deben registrarse
Ejemplo 2: Abuelos con nieto
- Abuelo (adulto responsable) ✓
- Abuela (adulto responsable) ✓
- Nieto 15 años (menor, parentesco: nieto, responsable: abuelo, DNI obligatorio) ✓
✅ Los 3 huéspedes deben registrarse
Ejemplo 3: Grupo con hermanos mayores
- Hermana mayor 25 años (adulto responsable) ✓
- Hermano 17 años (menor, parentesco: hermano, responsable: hermana mayor, DNI obligatorio) ✓
- Hermano 13 años (menor, parentesco: hermano, responsable: hermana mayor) ✓
✅ Los 3 huéspedes deben registrarse
⚖️ Base Legal:
El Real Decreto 933/2021 y la normativa de SES.hospedajes establecen que todos los huéspedes, incluidos menores de edad, deben ser registrados en el parte de viajeros. Esta obligación tiene como objetivo garantizar la seguridad y el control de las personas alojadas en establecimientos turísticos.
❌ Errores Comunes a Evitar:
- ❌ "Los niños no se registran" - INCORRECTO: Todos los menores deben registrarse
- ❌ "Solo registro adultos" - INCORRECTO: Debes registrar también a los menores
- ❌ Indicar menos huéspedes de los reales - SANCIONABLE: Puede conllevar multas
- ❌ No indicar el parentesco - INCOMPLETO: El sistema lo requerirá
- ❌ No asignar adulto responsable - ERROR: Cada menor debe tener un responsable
💡 Resumen Clave:
- ✅ TODOS los menores deben estar en el parte de viajeros
- ✅ Parentesco obligatorio: Indica la relación con el adulto
- ✅ Adulto responsable obligatorio: Cada menor debe tener uno asignado
- ✅ DNI obligatorio solo para mayores de 14 años
- ✅ El sistema valida automáticamente todos estos requisitos
¿Cumple con los requisitos específicos de cada comunidad autónoma?
Sí, cumplimiento adaptado a cada normativa autonómica:
- ✅ Formato oficial SES: Datos estructurados correctamente
- ✅ Plazos de envío: Automático antes de 24h del check-in
- ✅ Información requerida: Todos los campos obligatorios
- ✅ Validación de documentos: DNI, pasaportes, etc.
📄 Fichas de Huéspedes Firmadas
Algunas comunidades autónomas exigen conservar las fichas de huéspedes firmadas:
- ✅ Descarga automática: PDF con firma digital del huésped
- ✅ Valor legal: Equivalente a firma manuscrita
- ✅ Conservación: Disponible para descarga tras envío a SES
- ✅ Cumplimiento autonómico: Satisface requisitos locales
Actualizaciones automáticas: Si cambia la normativa, adaptamos el sistema inmediatamente.
¿Qué pasa con la protección de datos?
Máxima seguridad y cumplimiento RGPD:
- 🔒 Cifrado SSL: Todas las comunicaciones protegidas
- 🏦 Servidores europeos: Datos almacenados en EU
- 🗑️ Borrado automático: Datos eliminados según normativa
- 👤 Acceso restringido: Solo personal autorizado
- 📋 Auditorías regulares: Revisiones de seguridad
- 📜 Contratos DPO: Delegado de Protección de Datos
¿Tengo respaldo legal si hay problemas?
Protección completa incluida:
- 📄 Registro de envíos: Histórico completo con timestamps
- ✅ Confirmaciones SES: Comprobantes oficiales guardados
- 📊 Logs detallados: Trazabilidad de todos los procesos
Tranquilidad total: Demostrarás cumplimiento ante cualquier requerimiento.
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Nuestro equipo estará encantado de resolver cualquier duda específica
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