¿Qué es el check-in digital y por qué implementarlo?

El check-in digital permite que tus huéspedes completen el registro obligatorio antes de llegar al alojamiento, desde su propio móvil o dispositivo. En vez de rellenar formularios en papel o dictar datos por teléfono, el huésped recibe un enlace por email o WhatsApp donde completa todo el proceso en minutos.

Esto no solo ahorra tiempo al propietario, sino que mejora la experiencia del huésped y garantiza que los datos estén correctos gracias a las validaciones automáticas.

Cómo funciona el check-in digital en Partes de Viajeros

Paso 1: La reserva se importa automáticamente

Cuando sincronizas tus calendarios iCal (Booking, Airbnb, Vrbo…), las reservas se importan automáticamente a Partes de Viajeros. El sistema detecta la fecha de entrada, salida, nombre del huésped y su email (si está disponible en la plataforma).

Paso 2: Se envía el enlace de check-in al huésped

El huésped recibe un email personalizado (disponible en 6 idiomas: español, inglés, francés, alemán, italiano y portugués) con un enlace directo al formulario de check-in. También se puede enviar por WhatsApp para mayor efectividad.

El email incluye:

Datos de la reserva (fechas, nombre del establecimiento).
Enlace de acceso al formulario de check-in.
Código QR escaneable para acceder desde el móvil.
Enlaces con la ubicación exacta del alojamiento para navegación directa desde Google Maps y Apple Maps.

Paso 3: El huésped completa el check-in

El formulario de check-in se adapta al idioma del huésped automáticamente. El proceso incluye:

Escaneo de documento con IA: el huésped puede fotografiar su DNI, NIE o pasaporte. La IA extrae los datos automáticamente (nombre, número, fecha de nacimiento, dirección…).
Datos personales: se rellenan automáticamente desde el escaneo. El huésped solo verifica y completa lo que falte.
Dirección con autocompletado: al empezar a escribir, el sistema sugiere direcciones con geolocalización.
Firma digital: firma en pantalla táctil como aceptación de las condiciones.
Hoja informativa: se genera automáticamente con los datos del establecimiento y se envía al huésped en su idioma.

✅ 28 validaciones automáticas

Antes de enviar el parte a SES.hospedajes, el sistema verifica automáticamente 28 puntos: formato del DNI/NIE, dígito de control del pasaporte, código postal válido, municipio INE correcto, parentesco en menores, y mucho más. Esto elimina errores y rechazos de SES.

Paso 4: Envío automático a SES.hospedajes

Una vez completado el check-in y validados todos los datos, el parte se envía automáticamente a SES.hospedajes. El propietario recibe una notificación por WhatsApp confirmando el envío exitoso.

Formularios individuales para grupos

Cuando una reserva tiene múltiples huéspedes (familias, grupos de amigos, viajes de empresa), Partes de Viajeros genera formularios individuales con códigos QR únicos. Cada huésped recibe su propio enlace para completar el check-in de forma independiente, sin depender de los demás.

Esto es especialmente útil para:

Viajes de empresa: cada empleado completa su check-in por separado.
Familias numerosas: cada miembro mayor de 14 años rellena su parte individual.
Grupos de amigos: no necesitan estar juntos para hacer el check-in.

Check-in con escaneo IA vs. OCR tradicional

A diferencia del OCR tradicional que solo lee texto impreso (MRZ del DNI o pasaporte), la IA de Partes de Viajeros analiza la imagen completa del documento y extrae:

❌ OCR tradicional

Solo lee la zona MRZ del DNI o pasaporte.
No extrae la dirección del huésped.
Errores frecuentes con documentos no latinos.
No funciona con fotos borrosas o mal iluminadas.

✅ IA de Partes de Viajeros

Lee todo el documento completo (no solamente la zona MRZ).
Extrae dirección automáticamente (DNI, NIE, docs FR/DE).
Funciona con cualquier condición de luz.
Compatible con documentos de toda la UE y pasaportes mundiales.