Carta de bienvenida para un alquiler vacacional: qué incluir (con plantilla)
Qué incluir en la carta de bienvenida de un alquiler vacacional: acceso, wifi, normas, contactos y recomendaciones. Plantilla lista para adaptar y cómo entregarla junto al check-in online obligatorio.
Una carta de bienvenida es el mensaje que recibe el huésped de un alquiler vacacional al reservar o al llegar, con toda la información práctica de la estancia: cómo acceder, la contraseña del wifi, las normas de la casa, los contactos de emergencia y las recomendaciones de la zona. Una buena carta de bienvenida mejora la experiencia, reduce las consultas de última hora y ayuda a conseguir mejores reseñas.
En esta guía tienes qué incluir, una plantilla lista para adaptar y cómo entregarla —junto con el check-in online obligatorio— sin trabajo manual.
Qué es una carta de bienvenida
La carta de bienvenida (también llamada welcome book, guía del huésped o manual de la casa) es el documento con el que el anfitrión da la bienvenida y explica todo lo necesario para disfrutar del alojamiento sin dudas. Puede enviarse antes de la llegada (por email o WhatsApp, ideal para el acceso y las instrucciones) y dejarse también impresa en la vivienda como consulta rápida.
Qué incluir en la carta de bienvenida
Estos son los bloques que no deberían faltar en una carta de bienvenida completa:
1. Saludo y datos del alojamiento
- Un saludo cálido y personalizado con el nombre del huésped.
- Nombre del alojamiento, dirección completa y número de registro turístico.
- Datos de contacto del anfitrión y horario de atención.
2. Acceso y llegada
- Horario de check-in y check-out.
- Instrucciones de acceso: dirección exacta, cómo llegar, aparcamiento y código de la cerradura o dónde recoger las llaves.
- Plano o indicaciones si la entrada no es evidente.
3. Información práctica de la casa
- Contraseña del wifi (el dato más consultado).
- Cómo funcionan la calefacción/aire, la vitrocerámica, la lavadora o la televisión.
- Dónde están el cuadro eléctrico, la llave de paso del agua y el cubo de la basura/reciclaje.
4. Normas de la casa
- Horarios de descanso, política de fiestas y ruido.
- Si se admiten mascotas o se permite fumar.
- Número máximo de ocupantes y uso de zonas comunes.
5. Contactos de emergencia
- Teléfono del anfitrión y de emergencias (112).
- Centro de salud y farmacia más cercanos.
6. Recomendaciones de la zona
- Restaurantes, supermercados y transporte cercanos.
- Qué ver y hacer en los alrededores: tu toque local marca la diferencia.
7. Despedida e instrucciones de salida
- Qué hacer antes de salir (basura, ventanas, llaves, electrodomésticos).
- Un agradecimiento y una invitación amable a dejar una reseña.
Plantilla de carta de bienvenida (ejemplo)
¡Bienvenido/a a [nombre del alojamiento]!
Nos alegra mucho tenerte como huésped. Aquí tienes todo lo que necesitas para tu estancia.
📍 Dirección: [dirección completa] · Nº registro: [registro turístico]
🔑 Acceso: check-in desde las [hora]. [Instrucciones de llave/código].
📶 Wifi: red «[nombre]», contraseña «[contraseña]».
🏠 Normas: descanso a partir de las [hora]; [mascotas/fumar]; ocupación máxima [nº].
☎️ Contacto: [teléfono del anfitrión] · Emergencias: 112.
🍽️ Cerca: [recomendaciones].
👋 Al salir: check-out antes de las [hora]; deja las llaves en [lugar]. ¡Gracias por tu visita!
Carta de bienvenida y check-in online: lo legal también cuenta
Antes de la carta de bienvenida hay un paso obligatorio por ley: el registro de viajeros. El Real Decreto 933/2021 obliga a todo alquiler vacacional a recoger los datos del documento de cada huésped y comunicar el parte de viajeros a SES.hospedajes en las 24 horas siguientes a la entrada.
La forma cómoda de hacerlo es con el check-in online: el huésped recibe un enlace antes de llegar, escanea su documento y rellena sus datos desde el móvil. En ese mismo paso puedes entregarle la hoja de información del alojamiento y, de hecho, buena parte de la carta de bienvenida (normas, acceso, contactos).
💡 Todo en un solo flujo con Partes de Viajeros
El huésped hace el check-in online, escanea su documento y el parte de viajeros se envía solo a SES.hospedajes. Además, Partes de Viajeros genera la hoja de información del alojamiento en 6 idiomas con tus datos personalizados, que el huésped recibe junto con su check-in. Pruébalo gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una carta de bienvenida de un alquiler vacacional?
El saludo y los datos del alojamiento, las instrucciones de acceso y los horarios de check-in y check-out, la contraseña del wifi, el funcionamiento de los electrodomésticos, las normas de la casa, los contactos de emergencia, recomendaciones de la zona y las instrucciones de salida.
¿Cuándo se envía la carta de bienvenida?
Lo ideal es enviarla antes de la llegada (por email o WhatsApp), sobre todo la parte de acceso e instrucciones, y dejar también una copia impresa en la vivienda como consulta rápida durante la estancia.
¿La carta de bienvenida sustituye al parte de viajeros?
No. La carta de bienvenida es informativa y opcional; el parte de viajeros es una obligación legal del RD 933/2021 que exige comunicar los datos del huésped a SES.hospedajes en 24 horas. Son cosas distintas, aunque el check-in online permite gestionar ambas en un solo paso.
¿Cómo mejora las reseñas una carta de bienvenida?
Al resolver por adelantado las dudas típicas (acceso, wifi, normas) reduce la fricción y los mensajes de última hora, y transmite cuidado y profesionalidad. Una llegada sin problemas es uno de los factores que más influye en una reseña positiva.
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